Rady nie od parady dla trzeciego sektora

- Na początku trzeba wiedzieć co i komu chcemy powiedzieć, organizując dane przedsięwzięcie. Potem trzeba rozważyć jakim budżetem na realizację pomysłu dysponujemy - mówi Aleksandra Matuszczyk z Biura ESK.

- Przede wszystkim liczy się dobry, oryginalny pomysł - dodaje Dorota Janas, dyrektorka "Silesia Events". Kiedy jest dobry pomysł, który zrodził się z pasji, organizatorzy powinni określić odbiorcę i jego oczekiwania.

- Czego innego oczekują młodzi ludzie, którzy pragną mocnych wrażeń, a czego innego rodzice z dziećmi, dla których najważniejsze jest bezpieczeństwo - mówi Janas. Przy organizacji imprez masowych, które gromadzą powyżej tysiąca osób, o wydarzeniu należy poinformować służby porządkowe.

- Powinniśmy uzyskać zgodę właściciela lub dzierżawcy terenu, na którym impreza się odbywa oraz miesiąc przed terminem eventu powiadomić policję, straż miejską, pogotowie i straż pożarną, że dana impreza będzie miała miejsce. Zachęcam, by prosić o pomoc służby porządkowe także podczas mniejszych imprez. Służby mogą pokierować ruchem, zabezpieczyć teren i dobrze zadbać o bezpieczeństwo - przyznaje Matuszczyk.

Trzeba też oszacować ilość osób, która pojawi się podczas imprezy. Dla zwiększenia poczucia bezpieczeństwa uczestników należy wynająć agencję ochrony, która ma odpowiedni tzw. dress code, który uczestników imprezy poinformuje o tym, z kim mają do czynienia.

- Łatwiej jest w przypadku imprez biletowanych, ale liczbę uczestników imprezy otwartej da się określić na podstawie wcześniejszej edycji eventu i jego promocji wśród ludzi. Jeśli pierwsza edycja była udana, musimy mieć świadomość, że uczestnicy eventu za rok przyprowadzą nowych uczestników. Jeśli nasze wydarzenie w danym terminie jest jedyną atrakcją, także możemy spodziewać się tłumów - mówi Matuszczyk.

Jak podkreślają obie panie kluczową sprawą jest poinformowanie odbiorców imprezy o wydarzeniu. Stowarzyszenia mogą robić to używając strony internetowej, newslettera, listy mailingowej i mediów społecznościowych. Oprócz tego powinny uderzyć do prasy, radia i telewizji oraz postawić na tzw. druki bezpośrednie, czyli plakaty i ulotki.

- Musimy monitorować sygnały zwrotne, które pomogą nam określić ostateczną liczbę uczestników wydarzenia - dodaje Janas.
- Trzeba też wypracować alternatywę dla wydarzenia. Imprezę na wolnym powietrzu, jeśli pada można przełożyć na inny termin, lub przenieść w inne miejsce. Można też ją kontynuować, jak my kontynuowaliśmy Silesia Maraton - mówi Matuszczyk.

Czy eventy stowarzyszeń mają szansę stać się wizytówką miasta?
- Galeria portretów "Uśmiechniętych" i "Dzień z latawcem" są inicjatywami, które nadają barw temu miastu - przyznaje Mirosław Rusecki z ESK 2016.